全校各单位：
为进一步规范校内公务租车采购管理工作，按照《许昌学院公务租车管理办法》（院政〔2022〕114号）相关要求，学校更新了公务租车服务供应商、租赁价格及车辆准入条件。经供应商自主申报、校内审核，确定6家大型车辆（九座以上）、5家小型车辆（九座及以下）租赁企业为校内公务租车备案服务商。各单位须从已备案的供应商中购买公务租车服务，现将公务租车办理流程及报销事项明确如下：
一、用车前须完成工作
1.履行租车审批手续
按照《许昌学院公务租车管理办法》相关要求完成《许昌学院公务出差审批单》中的公务租车审签流程，其中出发地和目的地均在许昌市区外的公务租车活动需对租车事宜做出合理性说明。
2.签订租赁合同
至少在用车前2天与供应商沟通确认用车事宜，在《许昌学院公务租车供应商和服务价格信息汇总表》中选择车辆，并签订《许昌学院公务用车租赁服务合同》。预估租车费用1万元以内的合同由校内各二级单位签字盖章后使用，预估租车费用1万元及以上的合同须凭审签材料到法制办公室加盖许昌学院合同专用章，所有审批流程须在用车前完成审签。
3.核验车辆信息
发车前须核实车辆信息（车牌号、行驶证所属公司）与预定信息是否一致，查看车辆起始里程数（计费起始点按照乘客上车时所在位置记录）并在租车合同中的行车记录表中记录。
二、用车后财务报销流程
1.完善行程记录
行程结束后查看车辆行驶总里程数，据实填写租车合同附表中的《许昌学院公务租车行车记录表》，保证里程、行程信息真实准确。
2.开具费用发票
联系服务商据实开具租车发票，全部租车费用合并开具一张发票。
3.提交报销材料
租车费用报销材料包括：《许昌学院公务出差审批单》、租车合同（带供应商签章的复印件并加盖单位公章）、财务票据；如有会议通知、情况说明或其他证明材料须一并提交。
三、其他事项
请各单位严格遵照本通知要求，规范公务租车采购、审批、使用、报销全流程，确保公务租车管理合规有序。
本通知作为《许昌学院公务租车管理办法》（院政〔2022〕114号）的补充内容，自发布之日开始执行。
附件：
1.许昌学院公务租车管理办法（院政〔2022〕114号）
2.许昌学院公务租车供应商和服务价格信息汇总表
3.许昌学院公务出差审批单
4.租车合同扫描件
院长办公室
2026年11月5日
